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中小企業如何簡化企業法律風險管理流程

時間:2020-04-28 11:06 來源: 重慶118百科知識網 網址: www.book-chase.com 編輯:小多

【原創文章 嚴謹複製】

中小企業如何簡化企業法律風險管理的過程

管理是個十分複雜的東西,人類社會的發展經曆了這麽久,也沒有給管理下達一個準確的定義,大概的意思就是組織、統籌、協調、決策。那麽在企業法律風險的管理方麵,這個管理是什麽意思呢,通過我們的工作實踐,這個特定語境下的管理我們做簡化的解釋,就是對事物的充分識別然後決定怎麽辦,繼而按照決定去實施的一係列行為。這樣就好理解了,也沒有那麽空洞。

從這種簡化的解釋看,我們大體能夠知曉中小企業法律風險管理的簡化過程。

大型企業,比如大型國企,央企和上市公司,甚至包括非上市公眾公司,在法律風險的管理方麵,我相信都做的比較到位了,也舍得投入,雖然最終的效果千差萬別,效果也都因為服務機構的水平而有所區別,但據我了解,這類企業中,專業法律服務機構的參與度非常高,無論怎麽說,既然參與了,那麽這個管理的過程基本是有的,更好些的,是整個體係被建立起來了,從組織機構、人員配置到製度建設、檢查落實,所以我們對這部分的企業,基本就是采取定期培訓的辦法,培訓的過程,除了增加新的法律法規的講解,更主要的目的,是警鍾長鳴,拉緊法律風險防控這根弦。

中小企業的情況千差萬別,但是普遍做的不好,原因很多,我們調研後顯示,一個最主要的原因是公司小,人員少,沒有專職的法務人員從事這方麵的工作。當然有些時候看這隻是借口而已,因為調研中也發現比較讓人感動的情況,這家公司是中關村園區的一個服務性企業,專門做專利權申報的中介機構,公司連老板總共5人,老板自己是個業內人士,又找了個幫手做業務,另外還有個前台兼行政,會計是老板的親戚,最後那個人居然是專職的法務專員,我跟這個老板聊了好久,問他怎麽想的,這麽小的公司還安置了專職的法務崗位,他說,小企業抗風險能力弱的很,經不起打擊,一旦掉坑裏,根本沒有能力爬上來,法律風險的重要性在公司是第一位的,業務方麵少做一些,公司可以活下去,會計工作都可以安排托管,就是法務不能沒有,必須知道我們每走的一步路腳底下都是實在的。這個公司能不讓你感動嗎?我當即決定免費培訓他的公司法務專員。這是尊重,對知識的尊重,也是對法律的尊重,同時也是對自己公司未來的前途尊重,我們沒有理由在企業法律風險管理過程中再找各種借口。

簡化後的管理過程大體包括以下方麵:

一、明確本企業法律風險環境信息

  這個環境信息既包括企業外部的,也包括企業內部的,對這些涉及到的信息進行收集、分析、整理、歸納。通過明確法律風險環境信息,可以達到明確法律風險管理目標的目的,這個過程是個動態的過程,當然要對內外部信息持續更新,在處理一個法律風險中,有時候要持續很久時間,信息也在不停的變化,所以要求我們持續更新信息。企業可根據本行業的特點和企業業務經營管理的特殊形態,具體分析明確內、外部法律風險環境信息的收集範圍和分析方式,為法律風險評估和應對提供充分的信息保障。

  在收集外部信息時候,還要注意特例,即對於跨區域經營的企業,在進行外部法律風險環境調查時,要特別關注不同地區間可能存在的環境差異。比如公司總部在北京,工廠在安徽或者河南,這就需要特別注意甄別這個風險信息的來源點。

  內部法律風險環境信息收集方麵重點關注企業的經營管理流程和重大合同的管理跟進。治理結構,盈利和業務模式以及日常法律事務不是不重要,是因為這些要素處於相對穩定狀態,企業在早期針對法律風險防控體係的模型建設時期,基本已經鎖定了這些東西,隻要嚴格落實執行就可以,而工作流程和合同行為動態化太強,需要重點清查。

  信息明確的過程,也是確定企業法律風險準則的過程,你不能偏離標準,但是標準在不同環境或者不同時期也會不一樣,所以也需要及時明確下來,這個明確是要體現企業對法律風險管理的目標、價值觀、資源、偏好和承受度,特別是承受度。企業法律風險準則要在企業法律風險管理工作開始實施前就製定出來,並根據實際情況進行相應調整。

  二、進行本次法律風險評估

  評估大家都知道什麽意思,也能夠基本理解這個動作的含義。

  法律風險評估包括法律風險識別、法律風險分析和法律風險評價三個環節。

  中小企業,特別是眾多的小微企業,針對於法律風險的評估並不複雜,前期信息收集就有一定的心理底數了。

法律風險的識別,首先是查找企業各業務單元、各項重要經營活動、重要業務流程中存在的法律風險,然後對查找出的法律風險進行描述、分類,對其原因、影響範圍、潛在的後果等進行分析歸納,最終生成企業的法律風險清單(清單的問題我們以後會有專題進行講解)。

  通過法律風險識別和分析,可全麵、係統和準確地描述企業法律風險的狀況,為下一步的動作做準備,對於簡單的風險問題,也沒有必要把識別和分析的動作分開,甚至跟後麵的評價動作都可以放在一個環節上完成。不論法律風險事件的風險源是否在企業的控製之下,或其原因是否已知,都要對其進行識別和分析。企業應當選擇適合於其目標、能力及其所處環境的法律風險識別工具和技術,並決定這個工作是自己做還是委托專業機構進行。

  建立法律風險識別框架並不適合所有企業,我經過這麽多年的服務總結,識別框架的建立更適合於中型企業,對於小微企業隻要找準適合自己的角度,按照事先確定的方式方法,全麵、準確、係統的進行梳理和識別並加以分析就可以了。

每個企業識別和分析的角度肯定不一樣,也沒有必要拘泥於一個角度,有些時候,我更加喜歡用多角度交叉的方式進行識別和分析,我們認為,這種多角度交叉的角度是最適合中小企業或小微企業的。

識別分析後,就可以逐一對照列出風險清單,當然清單盡可能詳細,甚至把分析後的原因都要盡量寫進去。

  接下來的風險可能性分析尤為重要,它也凝結了經驗和智慧,是廣大法律從業人員或者企業內部法務人員的水平體現。這個過程應當把影響程度分析和後果分析都綜合在一起,比較符合小微企業的行為習慣,也兼顧效率

  法律風險評價我認為在這裏已經沒有實質意義了,我們已經把評價提前或者已經做了融合的動作了。我們通常在工作中會把主要精力放在應對策略上。

三、企業法律風險應對    

法律風險應對是指企業針對法律風險或法律風險事件采取相應措施,將法律風險控製在企業可承受的範圍。

法律風險應對的過程,需要企業主要負責人進行參與,因為涉及到重大事項的決策,風險的應對策略有很多種,到底哪一種策略更符合公司當前的需要,這個是公司的主要負責人進行決斷的。

法律風險應對策略包括規避風險、降低風險、轉移風險、接受風險和其他策略等,可將其單獨或組合使用。

選擇法律風險應對策略首先要考慮企業的戰略目標,要弄清楚公司的價值觀是什麽,會不會動搖這個東西,要慎之又慎。其次要考慮公司的偏好和承受能力,同時兼顧策略實施的成本和預期收益。

我們在工作中經常發現,年輕的企業法務因為缺乏經驗,沒有經曆過這樣的事情,在提出應對策略時經常出現各種問題,這個問題主要集中在各方因素的綜合考量和複合分析上,或者一味追求抹殺風險,而忽略成本和企業社會價值的體現。

在法律風險應對措施確定之後,需要製定實施計劃。實施計劃中最關鍵的地方,是可操作性。特別要明確時間推進,責任分配,人員落實到位,報告和監督檢查的細部規定。

執行法律風險應對措施會引起企業風險情況的改變,需要跟蹤、監督有關風險應對的效果和企業的環境變化信息,並對變化了的風險進行密切跟進,必要時重新製定法律風險應對措施。以確保措施的有效性。

  四、企業法律風險管理的監督和檢查

  企業應實時跟蹤內外部法律風險環境的變化,及時監督和檢查法律風險管理流程的運行狀況,以確保法律風險應對計劃的有效執行,並根據發現的問題對法律風險管理工作進行持續改進。

  企業法律風險管理監督和檢查主要靠企業管理人、法務專員或者外聘的專業機構組織實施。我個人比較喜歡表格式的監督和檢查體現,容易製作而且一目了然。

  另外,企業可根據自身的需求和資源狀況,選擇建立重大法律風險預警製度,即根據對內外部法律風險環境變化的監控結果,及時發布法律風險預警信息,並製定相應的應急預案。應急預案要明確應急處理的相關組織機構、處理流程、溝通機製、應急措施和資源的配置保障,確保企業對突發法律風險事件的及時反應,有效控製突發法律風險事件對企業造成的影響。

【題外話】隨著科技的發展和進步,有些公司(主要是央企)已經引進了大型的企業法律風險管理的信息化模塊,用計算機代替人工對風險進行識別分析和追蹤,這是一個積極的一麵。我們通過長期的工作經驗的積累,也在考慮,能不能建立一套智能係統,對企業法律風險進行管理呢,我想是可以的,我們有信心擁抱科技,也有能力通過對科技手段的運用,把中小企業特別是小微企業的法律風險防控提升到一個新的水平,現在能做的,就是把這個係統的理論架構用文字的方式表現出來。

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本文信息參考自:中國人事考試網

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