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偷偷掌握這10種向上匯報的技巧,不要讓領導知道

時間:2020-04-28 11:09 來源: 重慶118百科知識網 網址: www.book-chase.com 編輯:小多

偷偷掌握這10條向上匯報技巧,不要讓領導知道

今天文章有點長,所以就直接開門見山:如何向上級匯報工作內容。

一共十個建議,都是血淚教訓。

01 匯報數據前要清楚五個情況

領導經常會讓我們統計一些數據。

完成這份工作後,我們一般拿著結果就去匯報了。但其實最好做點功課,保證能夠應對領導的提問。

偷偷掌握這10條向上匯報技巧,不要讓領導知道

1.數據的均值情況。

這相當於把搜集信息的對象當做一個整體,然後看其畫像。

比如搜集了一群人的信息,那麽可以得到平均年齡是多少、平均購買金額是多少等均值情況。

2.數據的極值情況。

這可以看到一些典型個案。比如購買者中,年齡最大的是誰,年齡最小的是誰。分析背後的原因,可能帶來一些有價值的發現,比如為什麽他會購買?是不是有機會延展客戶群?

3.數據與領導的相關性。

比如匯報全國的情況,可能領導之前在某個城市呆過,或者家鄉是另一個城市,那麽可以重點關注一下這些城市的數據。

4.數據可能揭示的結論。

數據的價值在於,它是決策的依據。所以最好能從中提煉出有價值的內容,然後幫助領導解決他關心的問題。

比如領導在意離職率,分析數據得知,離職率最高的年份是第X年,然後那年又是員工績效改善的時候,那麽必須提早介入(培養和關懷),保證公司的培養能真正變成效益。

5.其他數據信息。

比如信息源,競爭對手情況,去年的情況,預測未來的情況。

——總之,不要當一個純粹的搬運工,做信息的整合者和分析者,最好是問題的解決者。

02 不要做「老板怕的人」。

認識一個朋友,這人很有匯報技巧。

他會有意識地準備一些「良性匯報材料」,找領導溝通工作時,手上總有貨。

比如完成的某個材料,做出的某個成績,或者競爭對手的對標分析,在找領導時,會帶上。這樣,在領導麵前,他的出現,總是意味著有好消息,或者有價值的消息。

即使偶爾有壞消息,領導也不會對他產生太壞的感知。

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也認識另一類朋友,每次去溝通,都是出了問題,需要領導支持救火。以至於領導都怕他,感覺來了就沒有好事。

就像一個老友,每次找你都是借錢,你應該也想把他拉黑吧。

——所以,你的積累、選擇和排列,決定了感知。而感知帶來的是態度,態度決定的是心情,心情最後帶來的是決策的偏好。

03 當領導問「你覺得呢」,答案不隻是「我覺得…」。

因為「你覺得」的本質,要麽是判斷題,要麽是選擇題。

無論是哪類題,回答的核心都是「標準」。

比如錄不錄用一個人,標準就是勝不勝任這個崗位。子標準就是他有沒有相關經曆,他有沒有需要的能力,他有沒有對應的潛質(適不適合把這件事做好),他有沒有意願(想把這件事做好)。

又比如要不要買一款新手機,標準就是需求。一方麵是能力,買得起;另一方麵是意願,就是真的想買,它的品牌、功能打動了自己。

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如果想不到這麽多結構化的理由,該怎麽辦?

看看競爭對手。

我們小學的時候不經常這麽做的嗎?

「媽媽,給我買個文曲星吧?」

「為什麽?」

「因為,我們班前三名都在用。」

恩,看起來蠻有道理的。

——所以,對每個選擇,都要給出標準。

04 不要說「我不行」。

管理者最討厭三個字,莫過於:我不行。

原因有二:

第一,這個語氣,容易讓人歸因於「意願問題」,即不想做。

第二,這容易讓人質疑你的能力。因為大多數情況下,在布置工作時,其實也大概知道它成功的可能性,大體上都是探一探能達到的目標。

那麽,最合適的回答是什麽?

我需要什麽資源。

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這句話的內涵是:我願意去做,但需要什麽支持。也就是說,把自己和團隊負責人的利益綁定——坐上了同一艘船。

一旦這個設定成功,接下來討論的就是預算、人手和渠道等支持條件。

既然目標一致,那肯定會給予對應的幫助。而如果結果不盡如人意,也不隻是自己的責任。

——總之,作為下屬,很少有選擇做什麽的權利,但有盡量讓自己不那麽被動的方法。

05 有問題就馬上說。

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對於很多職場新人來說,習慣於悶頭做事。遇到問題,也想要自己去扛。等到火燒眉頭的時候,才生無可戀地去匯報。

其實,一般情況下,領導在交待工作的時候,也預留了 Plan B 。但是, Plan B 要落地,需要有前提條件:比如時間充足,比如事情還不太糟。

如果等到火把所有的前提條件也燒掉,結果就是一起粉身碎骨。奧,不,一般是執行者死得更透徹。

——所以,如果遇到問題,及時匯報。

06 準備好方案再溝通。

當然,匯報前,自己也要有方案,而不是:領導不好了……

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這張圖片是知識星球「曹將和朋友們」裏一個朋友分享的,上麵兩行字非常突出:

遇到問題先想好三個解決方案再敲門!

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為什麽準備方案很重要?

第一,節省領導的時間。就像選擇題總會比問答題更容易回答。

第二,提供思路引導。突然接到一個新問題,很多時候都無從下手。而有了你的方案後,可以根據它進行延展。

比如「你想吃什麽」,很多時候還真的很難馬上給出答案。

但是,如果改成「你想吃日料還是火鍋」,這時候如果是想吃火鍋,會馬上給出答案(節省時間)。

如果兩者都不想吃,那大腦中大概會形成一套標準,比如「不想太辣」「不想生冷」,那麽也會有大概的方向,比如吃粵菜。

——總之,讓領導輕鬆,也就是讓自己輕鬆。

07 除了「嗯嗯」,也要「確認」。

在跟上級溝通時,有個重要的環節不能遺漏:確認待辦事項。

因為在溝通的過程中,他會假設,自己說的每個要求,在你「嗯嗯」的時候,都已經被記錄下來。之後,便會按照這個假設,來檢視你的成果。

而大多數情況,我們的記錄總是有遺漏。這個信息差就容易導致他的不滿:

我不是說過嗎?

所以,最好的方式是,在溝通結束後,總結一下:

領導,那接下來我就重點完成這幾件事對吧……①……②……③……

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他如果還有補充,那就加進來。

——確認過,再完成,就更加穩妥。

08 及時匯報進度,看不看是領導的事,報不報是你的事。

同事帶的新人會每天發來當日總結和明日計劃。

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其實她並沒有要求對方每天匯報,但是對方會發來當日完成內容和明天計劃。

同事說,雖然自己不一定每條都細看,但是這個匯報有三個作用:

第一,如果某天對某個項目的進度有疑問,會馬上看看這個日報。

第二,她可以大概了解清楚小朋友的工作情況,如果發現有些地方推動困難,會馬上介入。

第三,她覺得很安心,因為這孩子靠譜。

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是的,我們總會覺得很多事情很形式化。但是,貼標簽前,請先明確它背後的邏輯。如果形式與目的契合,那麽就接受。否則,什麽都用「沒必要」來敷衍,那最後自己也容易被敷衍。

——為了不被敷衍,請及時匯報工作進度。

09 準備摘要。

一位朋友在匯報工作時,有個特別的習慣。那就是會同時準備一份匯報材料和一張便利貼,寫清楚核心觀點。

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為什麽選擇便利貼?

1.便利貼很小,所以他必須將內容濃縮成幾句話。這樣,如果領導時間不夠,那麽就可以長話短說:領導,今天主要匯報三件事,第一…第二…第三…

2.如果領導時間緊張,說把材料留下他之後看。那麽他就會把便利貼貼在材料前,領導可以快速提綱挈領。

確實很讚!

——匯報前準備好摘要,自己清楚,他人輕鬆。

10 多一根筋,了解領導的習慣。

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我們總會發現,有些人報事成功率就是更高,有的人就是容易受挫。

背後的一個重要原因,就是:不了解領導的狀態。說人話就是,不懂得察言觀色。

比如,有些公司有午休的習慣,那麽最好不要在午休剛結束時匯報工作。因為這時候領導一般狀態不好,甚至可能有起床氣。心情不好,自然難以達成共識,特別是一些複雜的內容。

又比如,有的領導性格比較急,那麽他布置的工作必須盡快有初稿,來不及打磨到完美,八九成即需要呈現。而另外有的領導很仔細,那麽就不要犯一些低級錯誤,比如排版問題,比如措辭問題。

再比如,有的領導非常在意麵子,那麽就不要當麵頂撞,即使你有很完整的論據。有的領導比較直接,那就開門見山,說明清楚需要他的什麽支持和為什麽。

——這背後,是對上司的習慣的把握,以及對上司性格的理解。畢竟,他也是人。

以上便是跟上級匯報的 10 個建議。

我們做個歸類:

01 心態上

· 有問題馬上說。不要總是悶著頭自己去扛,可能扛得粉身碎骨,還拖累他人。

· 及時匯報進度。看不看是他的事,做不做是你的事。

02 匯報前

· 理解匯報材料。如果是數據,要清楚均值情況、極端值情況、與領導相關的信息、數據的結論、其他關聯信息等。

· 提煉匯報材料。可以總結出摘要。

· 給出自己判斷讓領導做選擇題。

· 了解領導習慣。知道什麽時候匯報更好,用什麽方式匯報更佳。

03 匯報中

· 準備些好消息。不要讓自己成為「老板怕的人」。

· 不要說我不行。而說「要做好這件事需要什麽資源」。

· 記得要做確認。確認清楚接下來要做哪些事,什麽時候完成。

· 要有一套標準。為什麽做這件事,不是「我覺得」,而是「在這幾個維度下,它更能解決問題」。

總之,匯報的終極的目標是:他好,我也好。

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曹將公眾號三年精華合輯》-150篇



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本文信息參考自:中國人事考試網

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